Узнайте, как правильно ввести в действие новое штатное расписание: готовый образец приказа, подробную инструкцию по его составлению, советы экспертов и перечень обязательных реквизитов вы найдете в статье.

В статье

Скачайте полезный документ:

Когда нужен приказ об утверждении документа

Штатное расписание разрабатывают в любом предприятии - крупном и небольшом, государственном учреждении, коммерческих структурах. Это условно обязательный документ, благодаря которому оптимизируется работа с кадрами, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как он будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют унифицированную форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляют письменным приказом.

★ В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Составить приказ без ошибок несложно, если под рукой есть стандартный бланк и подробные рекомендации по его заполнению. Если же у документа нет установленной формы, риск ошибок резко возрастает: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, непонятно, какой должна быть структура.

★

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания нет. Поэтому составляйте ее в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации. На сегодняшний день актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его применяют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Чтобы составить грамотный приказ, придерживайтесь инструкции:

1. Заполните «шапку»

Если вы не используете фирменный бланк с данными о компании - полным и сокращенным наименованием юридического лица, адресом и другими реквизитами, укажите их в верхней части бланка. Ниже впишите заголовок, дату и место составления, регистрационный номер документа.

Регистрационный номер, иногда - вместе с индексом, присваивают в соответствии с применяемой работодателем номенклатурой дел и инструкцией по кадровому делопроизводству. Нумерация может быть сквозной либо разделенной по типам документов. Под присвоенным номером приказ о штатном расписании вносят в бумажный или электронный журнал регистрации, подшивается в дело, хранят в архиве.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

1. Укажите основание, на котором издается документ

Поскольку речь идет о штатном расписании, ссылайтесь на норму закона, которая требует вводить его в действие письменным распоряжением руководства компании (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004).

1. Оформите распорядительную часть

Напишите, какой конкретно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно привести ключевые характеристики утверждаемого штатного расписания, например, «с численным составом в количестве 30 штатных единиц, с месячным фондом оплаты труда 932 000 рублей ». Подробно расписывать содержание формы Т-3 не нужно, достаточно скопировать данные итоговой строки.

1. Перечислите приложения к приказу

Обычно прилагается один документ - штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

1. Заверьте приказ в установленном порядке

Порядок заверения распорядительных документов по основной деятельности прописывают в локальных нормативных актах компании. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного издавать приказы.

Так выглядит типовой приказ на штатное расписание (образец). Скачать бесплатно его вы сможете в начале статьи .

Чтобы придать документу юридическую силу и минимизировать риск ошибок, используйте готовый пример приказа об утверждении штатного расписания. Перед тем, как передать его на подпись, убедитесь в наличии всех обязательных реквизитов - каких конкретно, подскажет наглядная шпаргалка от «Системы Кадры».

Кто подписывает приказ о введении в действие штатного расписания

На распорядительном документе обязательно должна стоять подпись генерального директора. Без заверительной подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ (документационном обеспечении управления) не вступает в силу. Если документ перед утверждением проходит согласование в бухгалтерии, отделе кадров и других службах, дополните бланк полями для подписей ответственных должностных лиц: главбуха, начальника отдела кадров. Возле каждой подписи предусматривается место для расшифровки - фамилии и инициалов сотрудника, наименования занимаемой должности.

Директор компании вправе делегировать право подписи другому сотруднику - например, своему заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно издать письменный приказ о предоставлении права подписи кадровых документов. Но если уставом организации такая возможность не предусмотрена, придется оформлять доверенность от имени работодателя. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно составить такую доверенность и может ли доверитель в любой момент прекратить ее действие

Внимание! Закон не требует наличия подписей кадровика и главного бухгалтера организации на приказе об утверждении штатного расписания, в то время как бланк штатного расписания они обязаны заверить.

Знакомить остальной персонал с приказом под подпись или нет, решайте самостоятельно. Все, что работник должен знать о своей должности - наименование, оклад, надбавки, режим работы, основные функции и обязанности - прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностной инструкции и локальных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания в любом случае не вызовет нареканий ГИТ.

Новое штатное расписание утвердите письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и актуальный ГОСТ, убедитесь, что на бланке проставлены все необходимые реквизиты.

Приложите к распорядительному документу штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в действие, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если используете ее в работе.

Штатное расписание не является одной из обязательных бумаг при управлении персоналом. Вместе с тем, плюсов от его наличия больше, чем проблем с составлением и периодическим обновлением. Помимо разработки этого документа, для его вступления в силу необходим приказ об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание — что это за документ

Всю информацию о должностях и наемного персонала в обобщенном виде можно найти в таком документе, как . Оно является одним из первых документов, которые разрабатывают и утверждают при создании фирмы. Его наличие не является обязательным, но в компаниях с численностью наемного персонала от 25 -30 человек, этот документ:

• помогает лучше представлять структуру фирмы;
• делать прогнозы о необходимости изменения численности персонала;
• планировать фонды для оплаты труда и поощрительных выплат;
• сокращать или увеличивать количество сотрудников по отдельным направлениям деятельности;
• эффективно управлять персоналом.

Штатное расписание не является статичным документом, принятым единожды за все время существования компании.

Периодически его необходимо пересматривать и заменять новым штатным расписанием. Вместе с тем законодательство не устанавливает сроки использования этого документа. Как правило, большие предприятия меняют его ежегодно.

Например, при изменении в структуре персонала, касающейся одной или двух должностей, утверждать новое расписание для штата сотрудников нет необходимости. Но, в случае масштабного , изменяющего структуру нескольких подразделений — составление нового документа является необходимостью.

Большинство организаций разрабатывают и вводят в действие новое расписание по состоянию на начало каждого года. В учреждениях образования такой документ, как правило, действует с другой даты, например, в школах или ДОУ штатное расписание вводят в действие с 1 сентября соответствующим приказом. Такая особенность связана со спецификой образовательного процесса, так как новый учебный год начинается не с января, а с сентября каждого года.

Процедура составления штатного расписания

После того, как принято решение о создании документа под названием «штатное расписание», руководитель фирмы дает распоряжение соответствующим компетентным лицам на его составление. Как правило, в создании штатного расписания участвуют кадровая, бухгалтерская или финансовая служба. Если необходимо составить документ в точном соответствии с квалификационными справочниками (в госучреждениях) дополнительно могут привлечь к этому процессу и юристов.

Составляется документ в табличном виде, куда вносят общие сведения о структуре персонала, количестве одинаковых должностей в каждом подразделении, а также о заработной плате и надбавкам по каждой группе.

Помимо действующих сотрудников, необходимо также включить в штатное расписание вакансии и неполные ставки работников.

Когда штатное расписание составлено и предварительно одобрено руководителем компании, кадровое подразделение готовит приказ об утверждении этого документа. Само расписание идет приложением к приказу.

По мере необходимости вместо , его заменяют новым, повторяя процедуру разработки и утверждения штатного расписания.

Форма и содержание приказа на утверждение штатного расписания

Форма такого приказа аналогична другим распорядительным документам в кадровом делопроизводстве.

В текст документа включают:

Если штатное расписание заменяет ранее существовавший документ, то отмену действия предыдущего расписания также можно включить в текст приказа.

Помимо ознакомления со штатным расписанием сотрудников кадров и финансовых служб, которые будут использовать его в работе, можно ознакомить с новой структурой и весь персонал организации. Для этого приказ дополняют листом ознакомления.

Приказ об утверждении штатного расписания является документом постоянного хранения.

Хранится он, как правило, у работника ответственного за ведение кадрового делопроизводства в сейфе, совместно со штатным расписанием.

Образец составления приказа на утверждение штатного расписания

ДОУ № 75, Нижнереченского района г. Мирный

г. Мирный 25.08.2018

ПРИКАЗ № 745

Об утверждении штатного расписания на 2018 — 2019 учебный год

В целях осуществления воспитательного процесса в полном объеме

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемое штатное расписание № 17к.

Ввести в действие утверждаемый документ с 01.09.2018 г.

Контроль за приведением в соответствие утверждаемому штатному расписанию должностей работников, а также выплату заработной платы возложить на бухгалтера Минакову П. С. и делопроизводителя по кадровым вопросам Асинскую П. Г.

До 29.08.2018 г. ознакомить всех сотрудников ДОУ № 75 с настоящим приказом и новым штатным расписанием.

Приложения:

• Штатное расписание № 17к
• Лист ознакомления

Директор ДОУ № 75 Трепакова М. С.

Каждое предприятие, независимо от его размеров, должно составлять кадровый документ о составе своего штата, именуемый штатное расписание. Обычно штатное расписание составляют в конце года на следующий календарный год, если же изменения в штатном составе организации не значительные или вовсе отсутствуют, то имеет смысл создавать расписание на срок, более одного года. В любом случае, каким бы ни был срок, штатное расписание вступает в действия после издания приказа об утверждении штатного расписания. Образец данного приказа вы можете скачать по ссылке в конце статьи.

Приказ об утверждении штатного расписания образец

Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.

В приказе о введении штатного расписания нужно указать все необходимые реквизиты, соответствующие распорядительным документам.

Прописывается наименование организации, а также ее место нахождения. Приказу присваивается номер и ставится дата.

Текст приказа можно начать со слов «утверждаю штатное расписание», далее указать номер и дату этого расписания, количество штатных единиц для каждой должности, указанных в нем, и месячный фонд зарплаты для всего штата.

Руководитель подписывает приказ о введении штатного расписания, после чего его номер и дата отмечаются на самом бланке расписания.

Стоит также отметить, что при необходимости внести корректировки в существующее утвержденное штатное расписание, можно издать дополнительный приказ об изменении штатного расписания, в котором указать, какие изменения произошли. Если же изменения достаточно массовые и серьезные, например, то лучше утвердить новое штатное расписание.

Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.

Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.

В каких случаях требуется?

При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.

В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.

В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или в старый документ.

Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.

Работодатель может:

• осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
• фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
• контролировать систему ;
• осуществлять контроль над .

Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?

Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.

Как часто требуется его издание?

Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.

Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.

При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

Структура и форма документа

Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

В документе заполняются такие разделы, как:

• подразделения компании;
• дата и номер приказа;
• дата и номер утверждаемого расписания;
• количество сотрудников;
• общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.

Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.

Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

Реквизиты

Основные пункты документа:

• дата составления;
• порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
• полное название организации или филиала;
• реквизиты.

Пример

Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.

Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:

Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:

• вначале указывается наименование предприятия;
• указывается точная дата нового расписания и его номер;
• из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.

Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.

Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.

Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.

Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.

Кто визирует?

Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.

Где и как долго хранится?

Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания. Скачать образец на 2019 год можно ниже.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия - кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

Вам будет интересно:

Обходной лист при увольнении: как составить, можно ли обойтись без него

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа , либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Вам будет интересно:

Приказ об утверждении положения о премировании: как правильно составить

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.